VELKOMMEN TIL UGENS MØDETIP - HER ER DIN GRATIS GUIDE -
Den ideelle dagsorden bliver lavet fra bunden ved hvert eneste møde. Den tager udgangspunkt i det konkrete mødes hovedformål og derudfra prioriterer den de punkter, som skal vendes.
Men alle steder finder vi de faste punkter på dagsorden. Punkter, der går igen ved hvert eneste møde. På generalforsamlinger og i bestyrelsen vil disse punkter endda fremgå af vedtægter og forretningsorden, og dermed er det punkter, som man fra overordnet side vil sikre sig, bliver behandlet. Men også på ledelsesmøder og afdelingsmøder og alle andre slags tilbagevendende møder er faste punkter typiske. Ting, vi på forhånd har taget stilling til, at vi skal huske at komme omkring hver gang.
Det er godt! Det er godt, hvis det handler om, at vi vil sikre, at vi er på forkant med nogle ting. Det er skidt, hvis punkterne aldrig flytter sig igen; ud af dagsorden og ind i den daglige løbende ledelsesrutine.
Et klassisk eksempel er virksomheden, der flere gange blev overrasket over opsigelser og af den grund indførte at gennemgå samtlige medarbejderes arbejdspres på ledelsesmøder for dermed at komme på forkant. Eller virksomheder, der lidt for ofte missede at få faktureret kunderne rettidigt og dermed gennemgik igangværende leverancer på hvert møde. Begge eksempler skulle bringe ledelsen på forkant af en situation. Og begge steder kom situationen så meget under kontrol, at det blev en enkelt leders ansvar at følge op i hverdagen. Punktet var ikke længere fast på dagsorden.
Faste punkter på dagsorden må aldrig blive en sovepude. De må ikke være med til at sætte dagsordensprocessen på autopilot. Derimod skal det løbende evalueres, om det er de helt rette punkter, der kommer på hver gang.
Rigtigt brugt har faste punkter mange fordele. De
sikrer momentum
man ved, at der bliver fulgt op, og dermed at opgaver skal løses.
giver arbejdsro i hverdagen.
Når alle ved, at et tema er på dagsorden på et kommende møde, spildes der ikke tid på koordinering mellem møder. Den enkelte kan fokusere på sine opgaver og sin rolle i gruppen.
signalerer tydelighed
Tid er en knap faktor og signalværdien af det, man vælger at sætte på sin dagsorden, er enorm.
sætter gruppen på forkant
Når en gruppe tvinges til at brandslukke og løse opståede problemer, er det oftest sandt, at problemet kunne være undgået, hvis gruppen på et tidligere tidspunkt havde drøftet det. Ofte vil en sådan situation skabe et nyt fast punkt på gruppens møder.
Faste punkter på dagsorden er fase fem i guiden "Sådan udfordrer du jeres mødekultur", som du finder nedenfor. Næste skridt er at se på årshjulet. Mere om dette i det næste Ugens Mødetip.
Hvis du ikke allerede har hentet e-bogen, så finder du den nedenfor.
Den er en guide i otte faser, der lidt groft sagt
begynder den med at analysere adhoc møder, og
slutter med at måle, om man har fået flere dage helt uden interne møder
Hent din guide nedenfor. Men først har vi en bøn til dig: Vil du bidrage til bedre møder?
Sammen med Teglkamp og Co. tager vi lige nu temperaturen på de interne møder. Hjælp os med at opsamle viden og inspiration til at gøre interne møder bedre.
Klik på billedet til højre for at deltage. På forhånd tusind tak.
