Måske mødes I for ofte?

Det giver god mening at have en fast frekvens for sine møder. Alt andet giver for meget spildtid og øger risikoen for, at vigtige samtaler ikke kommer til at ske i tide. Alligevel er det ofte de tilbagevendende møder, der langes ud efter, når man skal finde en synder i sin mødekultur. Jeg har ikke set gode erfaringer med helt at droppe til tilbagevendende møder. Men til gengæld giver det god effekt at revidere hyppigheden af dem.

Mødefrekvens er et redskab, du kan bruge aktivt i din ledelse af en gruppe. Det vil jeg uddybe her nedenfor.

Hvis en gruppe (f.eks. en ledergruppe) mødes for ofte, kan det føre til mødefatigue, hvor deltagerne bliver trætte af for mange møder og mister produktivitet. Hyppige møder kan føre til, at lederne mister fokus på de vigtigste opgaver og beslutninger. Det kan føre til overkommunikation, hvor de samme oplysninger gentages igen og igen og dermed beslutningsparalyse, hvor det bliver svært at træffe effektive beslutninger på grund af konstante diskussioner.

På den anden side bygger hyppige møder tillid, og dermed bedre kommunikation, hurtigere beslutningstagning og øget samarbejde. Det er vigtigt at finde en balance for at undgå unødvendigt tidsforbrug. Gode grunde til at mødes handler altid om, at løfte blikket lidt op og tale om de ting, der kan gøre hverdagen (det vil sige driften) lidt lettere og skal koordineres.

Men her er der 5 typiske grunde til hyppige møder:

1. Mangel på tillid: Hvis der er lav tillid inden for ledergruppen, kan medlemmerne føle behov for hyppigere møder for at overvåge hinandens aktiviteter og beslutninger.

2. Manglende klarhed: Hvis mål og opgaver ikke er klart defineret, kan lederne føle sig tvunget til at mødes oftere for at forsøge at skabe klarhed.

3. Kultur og vaner: Nogle organisationer har udviklet en kultur, hvor hyppige møder betragtes som normen. Dette kan føre til en vane med at mødes for ofte, selv når det ikke er nødvendigt.

4. Manglende kommunikation: Hvis der er problemer med kommunikationen i ledergruppen, kan hyppige møder bruges som en metode til at forsøge at forbedre kommunikationen.

5. Usikkerhed: Når der er usikkerhed eller hurtige ændringer i organisationen, kan det føre til hyppigere møder for at tackle de aktuelle udfordringer.

Alle disse grunde kan og skal løses. De må ikke være konstanter, der fast påvirker tilbagevendende møder. Derfor er det vigtigt at evaluere sin mødefrekvens jævnligt. Der vil være perioder f.eks. med høj usikkerhed som kalder på, at vi sætter frekvensen op og andre perioder, hvor den skal sættes ned. Mødefrekvens er på den måde et redskab, du kan bruge aktivt i din ledelse af en gruppe.

God fornøjelse med dine møder i denne uge,

Wenche Strømsnes