UGENS MØDETIP: Derfor skal I ikke tale om drift på møder
GODE VANER OM HVERDAGENS OPGAVER
1. Brug en fælles digital platform
2. Lav hyppige tjek ind ved tavlemøder
3. Hold stående kaffemøder
4. Rolleklarhed
5. Brug ugebreve til orientering
Derfor skal I ikke tale om drift på møder.
Det dræner arbejdsglæden, hvis du lægger klassisk mødedisciplin ned over hverdagens opgaver.
Klassisk mødedisciplin er møder med
et klar formål, dvs. en form for dagsorden og
en tydelig opfølgning, dvs. en form for referat.
Møder uden et klar formål og en tydelig opfølgning er spild af tid! Tag ikke fejl.
Men, hvis man lægger den form ned over den type arbejdsopgaver, der kan kategoriseres som drift, har man lagt kimen til ineffektivt samarbejde. Netop dét har desværre taget arbejdsglæden og energien ud af mange arbejdsfællesskaber.
Hvis du oplever, at der går drift i de møder, I afholder, så er der to fundamentale spørgsmål, I bør stille jer selv som gruppe:
Kunne dette være håndteret uden et møde, hvis den, der sidder med opgaven, havde et større mandat til at tage beslutninger selv eller havde kompetencerne til at løse mere af opgaven selv?
Kunne det, vi drøfter nu, været afklaret på forhånd ved, at vi i god tid havde talt om det på et mere taktisk og overordnet plan?
Der findes nemlig ingen samarbejder, som ikke har et lag af mere overordnede opgaver rundt om sig. Er der barrierer for samarbejdet, vi kan fjerne? Er der noget, vi kan gøre smartere? Skal rollerne deles på en anden måde? Jo bedre man bliver til at løse disse opgaver på klassiske møder, jo mere effektivt kan hverdagens arbejde løses uden møder. For selve driftsopgaven hører ikke til på møder.
Der findes nemlig bedre måder at dele viden om, hvad I hver især gør for at koordinere HVERDAGENS opgaver. Her er nogle typiske alternativer:
Brug en fælles digital platform som f.eks. Teams, Trello, Slack, Monday eller noget helt femte til at synliggøre, hvem der gør hvad lige nu, og hvordan fremdriften er.
Hold dagligt morgen-tjek-ind f.eks. ved tavlemøder eller som stående kaffemøder. Viser der sig at opstå problemer her, så håndter dem mellem de involverede parter. Gør jer umage med rolleklarhed, så ting kan løses mellem de to eller tre, der sidder med de konkrete løsninger.
Brug ugebreve (skriftlige, lydfiler eller video) til almindelig, gensidig orientering.
Intet af dette kræver forberedelse – møde – opfølgning sådan, som klassisk mødedisciplin gør. Det bærer nemlig i sig selv en tydelig struktur.
I denne korte video kan du fordybe dig i, hvordan man fastholder en god mødestruktur. Den indeholder også en quick-analyse. Videoen er fra lektion 10 i selvstudiet "Sådan udfordrer du jeres mødekultur". Den er altså taget ud af en sammenhæng, men du kan tilmelde dig hele selvstudiet gratis ved at klikke her.
HER ER MEGET MERE OM DETTE EMNE:
Hvornår skal vi holde møde og hvornår skal vi ikke (ARTIKEL - 8 minutter) Klik her
Skab de bedste rammer for den gruppe, du leder (SELVSTUDIE 5 timer fordelt over tre uger) Klik her (gratis kursus)
Må man sige nej til møder? (PODCAST 22 min.) Klik her
Se den samlede ressource-side om dette emne Klik her
Men det er kun som abonnent på UGENS MØDETIP, at du får det samlede billede med uddybende ressourcer som f.eks. redskaber og supplerende materiale. Hver anden uge kommer der et nyt emne - hver anden uge sender jeg dig den ressource, der har været mest populær.
