Her er de usynlige TIDSRØVERE ved de møder, du deltager i – få dem frem i lyset.
Et møde kræver opfølgning. Hvis der ikke er handling efter et møde, giver det ingen mening. Hvis ikke NOGEN skal gøre NOGET efter et møde, må man spørge sig selv, om der har været en reel grund til at holde det.
Vi kender det fra hverdagens driftskoordinering – her tjekker vi ind med hinanden og handler umiddelbart efter. Det skal vi også gøre ved de interne møder, hvor indholdet er mere overordnet. Måske har I haft BESLUTNINSGPUNKTER på dagsorden. Den beslutning vil indebære, at nogen gør noget. Måske har I haft et DRØFTELSESPUNKT på. Mon ikke der er blevet drøftet noget, som du kunne bruge til et eller andet i din opgaveløsning. Måske var det alene punkter til ORIENTERING, der var på dagsorden. Men hvorfor skulle alle de indkaldte orienteres om det?
Den fede fornemmelse efter et møde kommer først for alvor, når man mærker, at der sker noget bagefter.
Men alt for ofte sker det der, at man løber videre til det næste møde eller til bunkerne på skrivebordet. Og man kan have haft de bedste intentioner om handling, men når dagen er gået, er der kommet så meget til på ToDo-listen og brugt så meget energi på at skabe den, at der ikke er helt så meget energi til at handle.
Det er derfor, at det er en god ide at reservere tid i kalenderen til opfølgning i samme øjeblik, du acceptere en mødeindkaldelse.
Og så er der forberedelse. Vi ved alle (i hvert fald inderst inde), at en samtale uden individuel forberedelse først, ikke får de nuancer frem, som den fortjener. Vi påvirker hinanden i dialog, men hvis der skal være en mening med, at netop DU har deltaget i dette møde, skal vi også have det frem, som netop DU tænker. Derfor bør du sætte tid af før et møde til at forberede dig. Tiden bruges til at læse det materiale, der måske er fremsendt inden og til at du gør dig din egne stilling klart om det, I skal tale om. Sådan bliver du den bedste samtalepartner i selve mødet.
Tid til opfølgning! Tid til forberedelse! Nu har du pludselig flere timer reserveret i kalenderen til det korte møde, du blev indkaldt til. Giver det mening? Ja, hvis du vil deltage i møder, der nytter og flytter, så skal der den tid til. Mødets tema fletter ind i din egen hverdag. Det påvirker hverdagens driftsopgaver og gør dig i stand til at løfte dine kerneopgaver endnu bedre. Det er jo derfor vi mødes. Ellers var mødet jo bare tidsfordriv. Møder på autopilot, dvs. uden forberedelse og uden opfølgning, flytter og nytter ingenting.
Så sæt alt den nødvendige tid af i kalenderen. Også selv om du ikke har den. Om ikke andet så får du synliggjort, hvad det gode møde kræver. Det i sig selv er et godt skridt i retning af at fjerne overflødige møder.
DEN ÆGTE TIDSRØVER er det interne møde, der ikke førte til nogen som helst forandring bagefter.
