"Dagsorden er alt for lang, når vi har møder"

Mødelederens vigtigste roller er at skabe klarhed. Det skrev jeg om i sidste uge, hvor budskabet var at være tydelig om, hvad formålet med det konkrete møde er og sortere dagsordenspunkterne faldende i forhold til det.

"Der er så meget, vi skal igennem på vores tilbagevendende møder, at det er helt umuligt at skrive ET formål," skrev en leder til mig. Og jeg ved godt, at det er et generelt problem mange steder. Derfor er jeg også skeptisk overfor standarddagsordner og skabeloner. De er gode til at sikre, at ting bliver gjort og de hjælper til at spare meget tid. Men de har også en tendens til at fastlåse dårlige mødevaner. Og ofte kommer der bare mere og mere ind på dagsorden, som I skal tale om. Det er ikke de rigtige sted at spare tid. Ethvert møde skal designes med omtanke.

Det er en god øvelse at rydde op i de punkter, der kommer på dagsorden igen og igen. Formuler punktet skarpt, f.eks. som et spørgsmål, og brug to linjer på at skrive "Vi skal tale om dette punkt fordi ..... og der skal komme .... ud af vores samtale."

Måske er der flere punkter, der kan samles under et. Måske er der punkter, der slet ikke hører til på mødet, men bare kan deles i en mail, chat eller over en kop morgenkaffe på kontoret.

Vil du tage endnu mere grundlæggende fat, så kan du lave et MØDEKANVAS for møderækken. Her beskriver du jeres helt overordnede formål med at mødes, og derfra hvordan rammerne for lige netop jer er bedst. Her er en video på 9 minutter om det. KLIK HER (Det er lektion 12 i selvstudiet "sådan skaber du de bedste rammer for den gruppe, du leder")

PS Vidste ud, at der er mødeforskningen tales om noget, der kaldes "mødekapital"? Det er alt det guld, der opstår, når dygtige mennesker er samlet i et rum. I modul 1 og 2 af selvstudiet ovenfor gennemgår jeg, hvordan du spotter mødekapital for netop den gruppe, du leder. Selvstudiet er gratis, så du er velkommen til at tage det ved at klikke på linket ovenfor.