Mødekulturanalyse. Derfor skal du begynde med adhocmøderne.

Ad hoc møderne fortæller mere, end man skulle tro, og derfor er de det helt oplagte sted at begynde, når man skal have analyseret, hvor man skal sætte ind for at forbedre sin mødekultur. De viser nemlig, hvad det er, der fylder i organisationen lige nu.

På mange måder er ad hoc-møder eksemplariske. De har ofte

· et meget klart formål

· få punkter på dagsorden

· de helt rigtige deltagere til lige netop dette formål

· og så er de ofte korte

Det er faktisk nogle af de ting, vi gerne ser ved alle møder.

Problemet med dem er, at de indkaldes ad hoc. Det vil sige, at de opstår uden for den normale mødestruktur, og det gør det svært for den enkelte at planlægge sin arbejdstid. Ad hoc møder er pr. definition en forstyrrelse, og forstyrrelser er en af de største kilder til ineffektivitet på arbejdspladsen. Det er sjældent mødeindkalderen, der oplever denne forstyrrelse, men de indkaldte deltagere gør. De skal flytte deres planlagte arbejdsopgaver, for at finde tid til ad hoc-mødet.

Mange fortæller også om, hvordan de bruger meget tid på alene at få etableret mødet. Og ad hoc møderne indebærer også en del skjulte omkostninger – lavere kvalitet i indhold, spildt tid og koordination - som tager ressourcer ud af en organisation. Dem kan du læse mere om i artiklen, der er link til nedenfor.

Der er to relevante spørgsmål at stille sig selv, når man vil analysere et ad hoc-møde: Kunne dette møde være undgået, hvis:

1. vi i tide havde drøftet det på et ordinært møde?

2. den, der indkaldte til mødet, hvad et bredere mandat?

Det er de to første faser i guiden "Sådan udfordrer du jeres mødekultur", som du finder nedenfor, og svaret på de to spørgsmål kan have konskvens for både organisationsdesign og mødestruktur. Mere om dette i det næste Ugens Mødetip.

Hvis du ikke allerede har hentet e-bogen, så finder du den nedenfor.

Den er en guide i otte faser, der lidt groft sagt

begynder den med at analysere adhoc møder, og
slutter med at måle, om man har fået flere dage helt uden interne møder

Og det er der naturligvis en god grund til. For hvis nye mødevaner skal holde længere end bare de første par uger, så skal der en struktur bag. Og noget erkendelse.

I de kommende ugers mødetip vil vi dykke længere ned i nogle af de greb, guiden giver, og uddybe, hvorfor de virker hver gang.