Sådan håndterer du uforberedte mødedeltagere (Mødeleders tjekliste)

UGENS MØDETIP:
Sådan håndterer du uforberedte mødedeltagere (Mødeleders tjekliste)

En mødeleder skal reagere, når en mødedeltager ikke har lavet det, hun lovede på seneste møde. Men der er god grund til at stoppe op og tænke sig om, før du sætter situationen på plads. Læs her hvorfor...

Og længere nede i mailen finder du link til flere artikler, redskaber og podcast om emnet. Og der er også stadig fri adgang til BetterMeetings selvstudier. Se nederst.

DERFOR SKAL MØDELEDER REAGERE:
Hvis en mødedeltager ikke holder aftaler, vil det hurtigt spolere opfattelsen af, at møderne skaber værdi. Ud over at italesætte det direkte på mødet og følge op både før og efter er der nogle generelle gode vaner, som vil sikre, at det, I aftaler, bliver gjort.

Men vælg med omhu de ord, du sætter på situationen, når du italesætter det på mødet. En uløst opgave behøver nemlig ikke være et tegn på dårlig arbejdsmoral. Det kan også skyldes, at opgaven var uklart formuleret, deadline kan have været urealistisk, der kan være konfliktende prioriteringer og manglende mod til at stille de nødvendige spørgsmål. Alle disse mulige forklaringer er du nødt til at undersøge, før du tilskriver deltageren problemet.

I den første artikel nedenfor kan du læse meget mere om, hvad du kan gøre og sige, når du står i situationen.

Den milde formulering kan være "... jeg havde forventet, at du var klar med opgaven til dette møde, men der må være sket en misforståelse. Hvornår kan du have opgaven færdig?" Den virkelig hårde - og som kun bør anvendes hvis det virkelig handler om dårlig arbejdsmoral - kan være " ... Vi skal kunne regne med hinanden i denne gruppe. Nu har du flere gange ikke leveret, som vi har aftalt. Jeg forventer, at du overholder dine aftaler. Du må gøre det, der skal til, for at vi ikke står i denne situation igen."

Men ofte er det ikke dårlig arbejdsmoral men uklarhed, der er årsagen.
Her er 3 gode vaner til at sikre, at aftaler er klare:
1. Sæt konkret dato på deadline. Skriv aldrig "inden næste møde", "før sommerferien" eller "inden jul."
2. Sæt én person på som hovedansvarlig. Skriv aldrig en afdeling, enhed eller gruppe.
3. Lad den person, der skal være ansvarlig, formulere opgaven selv, f.eks. ved at bedre hende sætte ord på, hvad der skal gøres.