Måske er I for mange til de møder?

Det er kvaliteten af samtalen, der afgør kvaliteten af mødet. Det gælder uanset om formålet er beslutning, drøftelse eller orientering. Alene af den grund har det stor betydning, hvor mange deltagere, der er med til et møde. Jo flere, der er i rummet, jo større er sandsynligheden for, at det er ganske få, der bruger taletiden.

Alligevel er det helt normalt at se møder med så mange deltagere, at det minder mere om et seminar. Seminarer kræver endnu mere struktur og tidsstyring og indebærer ofte opdeling i grupper og afrapportering. Det egner sig godt til videndeling og til dels orientering, men slet ikke til beslutning. Selvfølgelig er der situationer, hvor større møder med flere deltagere er nødvendige, især når der kræves input fra flere afdelinger eller interessenter.

Det optimale deltagerantal afhænger af konteksten, men generelt bør møder holdes så små som muligt for at fremme produktivitet og effektivitet. Det kan man gøre ved at supplere sine møder med

E-mail og elektronisk kommunikation: Mindre komplekse opdateringer, spørgsmål eller opgaver kan ofte løses gennem e-mail eller beskedsystemer, hvilket reducerer behovet for møder.

Projektstyringsværktøjer: Brug af projektstyringsværktøjer som Trello, Asana eller Jira kan hjælpe med at organisere arbejdsopgaver og opretholde gennemsigtighed i projektstatus uden behov for møder.

1:1-møder: I stedet for store møder kan nøglepersoner planlægge en-til-en-møder for at diskutere specifikke emner eller udfordringer, hvilket kan være mere effektivt og målrettet.

Statusrapporter: Regelmæssige statusrapporter, der deles skriftligt, kan give opdateringer om projektstatus, uden at alle behøver at samles i et møde.

Digitale samarbejdsværktøjer: Brug af digitale whiteboards, videoopkald og samarbejdsplatforme som Microsoft Teams eller Slack kan hjælpe med at lette kommunikationen uden behov for fysiske møder.

Selvbetjeningsressourcer: Oprettelse af dokumentation, træningsmaterialer eller FAQ-dokumenter kan give medarbejderne mulighed for at finde svar på spørgsmål selv uden at skulle deltage i et møde.

Det optimale deltagerantal for at sikre en god samtale på møder, kan variere afhængigt af mødets formål og kompleksitet. Generelt er mindre møder med få deltagere mere produktive. En ofte nævnt retningslinje er "the two-pizza rule," som vist nok blev populariseret af Amazon's grundlægger, Jeff Bezos. Reglen lyder, at et møde bør have så få deltagere, at de alle kunne mættes af to pizzaer. Det må være 5-7 deltagere 😊

God fornøjelse med dine møder i denne uge,

Wenche Strømsnes