For at et møde skal være virkelig givende, er en åben samtale afgørende. Dermed bliver dets forløb mindre forudsigeligt. Et meget klart formål hjælper os til at holde samtalen på sporet, men der skal være plads til de afstikkere, en samtale kan tage. For det er i yderpunkterne, vi kan udforske nye perspektiver og fremstå tydeligere udenfor mødelokalet.

Uanset hvor godt vi samler op på mødet, er der to ting, der kan skabe uklarhed - eftertanken, når mødets samtale bundfælder sig - og den næste aktivitet, der kræver mødedeltagernes opmærksomhed. Næste møde, telefonopkald eller individuelle opgaver får fokus. Begge dele er med til at lægge et tyndt slør over, hvad der skete og kan medføre, at deltagerne ender med forskellig opfattelse af det, der blev aftalt.

Det er her, mødereferatet bliver afgørende vigtigt, og mødereferenten bliver mødets mest magtfulde personen. Det er nemlig referenten, der vælger, hvordan mødes forløb skal opsummeres og huskes til senere. Mødereferatet hjælper med at fastholde klarhed og ansvar efter mødet.

De mest effektive mødereferater er korte med præcise overskrifter. Ved at skimme overskrifterne kan man hurtigt få et klart billede af beslutningerne, mens de vigtigste argumenter er tydeligt præsenteret under hver overskrift.

De bedste dagsordener, jeg har set, er hvert punkt formuleret som spørgsmål. De bedste referater, jeg har set, er hvert punkt formuleret som svar.

God fornøjelse med dine møder i denne uge.

Venligst
Wenche Strømsnes