UGENS MØDETIP: Stil krav til dine mødekolleger - 5 gode spørgsmål
Var du tilfreds med det møde, I netop har afholdt? Nåede I det, du havde forestillet dig, da du lavede dagsorden og designede mødet? Hvis svaret er nej er der to greb, du kan tage. Læs mere om dem i denne artikel.
Hvis du havde rollen som mødeleder, må du lave din egen vurdering af, om alt gik, som du havde designet. Disse erfaringer kan du bruge til at planlægge det næste møde i gruppen for hele tiden at have fokus på, at gøre næste møde bedre end det foregående.
Der er to greb, der er særligt gode at anvende her.
Design af dagsorden.
Personlig direkte feedback til den enkelte mødedeltager.
Evaluér dine mødedeltagere én for én Det er en god øvelse at evaluere sine mødedeltagere efter et møde. Heri ligge god feedback til dig som mødeleder men også vigtigt materiale til kommende én-til-én-møder.
Her er fem gode spørgsmål:
Havde hun læst det fremsendte materiale og gjort sig de overvejelser, du havde bedt om?
Mødte hun op til tiden og klar til at indgå i drøftelserne?
Bidrog hun til at holde drøftelserne på sporet, så I blev ved emnet?
Var hun åben, ærlig, direkte og fuldstændig i sine bidrag til drøftelserne?
Var hun konstruktivt f.eks. ved at kende sin timing i forhold til at forslå nye emner eller efterspørge yderligere materiale?
Hvis svaret er nej til flere af punkterne ovenfor ved flere af deltagerne, tyder det på, at du skal justere designet af din dagsorden. Her er nogle typiske fejl, som i første omgang skal elimineres:
Dagsorden kommer ud for sent.
Materiale til dagsorden kommer i flere forskellige mails.
Bilag er ubearbejdede, og det er uklart, hvad modtageren skal forholde sig til.
Dagsordenspunkter er ikke motiverede, dvs. modtager ved ikke, hvorfor dette skal drøftes, og hvad resultatet af drøftelsen skal være.
Der er for mange dagsordenspunkter.
Mødet har ikke ét klart formål og det vigtigste punkt kommer for sent på dagsorden.
Hvis du har svaret nej til et eller flere af punkterne ovenfor er det vigtigt at få talt med din mødedeltager om det. én til én. Fortæl direkte hvad du oplever og giv eksempler. Undgå at analyse, hvad du tror årsagen er, men hold dig til det, du rent faktisk oplevede. Lyt til din kollegas forklaring på sin adfærd og drøft, hvordan det kan rettes på til næste møde.
Ofte handler det om at mødedeltagerne ikke prioriterer tid til forberedelse og en god aftale er dermed at drøfte, hvordan hun finder den fornødne tid og anvender den bedst muligt.
God fornøjelse med dine møder i denne uge.
Venligst Wenche Strømsnes
Mødegangen virksomhedsspil er ideelt til at tage en samtale om hverdagens møder. Mens I spiller, laver I samtidig en fælles prioritering af, hvad der er vigtigst at fokusere på i den kommende tid. Læs mere og køb spillet her.
