Tre trin til at håndtere når dine kolleger kommer for sent til møder

"Du spilder min tid!" Hvis ingen siger det højt, så er der i hvert fald mindst én, der tænker det, når en kollega kommer for sent til et møde.

Uanset om mødeleder har valgt bare at gå i gang med dagsorden, eller om hun har vurderet, at det er vigtigt med en fælles rammesætning, før dialogen går i gang, så giver det ikke det møde flow, der var planlagt.

Og det ER spild af tid. Nedenfor er der tre trin til, hvordan du kan håndtere det. Og hvis du vil i dybden, er der nederst i denne mail links til artikler og podcast om emnet.

STOP MØDET OG GIV ET RESUME. Det er en bedre tilgang, end at lade en forsinket mødedeltager snige sig ubemærket ind. Dels fordi det signalerer, at personens bidrag er vigtigt, dels fordi det trækker opmærksomhed til vedkommende, og det i sig selv kan bidrage til en bedre fremmødekultur, så man undgår den slags opmærksomhed ved et senere møde.

FØLG OP EFTER MØDET FOR AT FINDE UD AF HVORFOR. Det er vigtigt at tage episoden op igen efter mødet. Og det er lettere, hvis det er italesat på mødet. Der er ikke meget format over at udskamme på selve mødet (selv om mange finder det fristende), men efter mødet må I drøfte 1:1 hvorfor din kollega kom for sent. Er det fordi hun ikke kunne nå det - eller er det fordi hun ikke fik det prioriteret højt nok.

JUSTER MØDEDESIGN. Hvis der reelt er praktiske udfordringer med at nå frem, f.eks. fordi der er mange andre møder i virksomheden og ingen overordnet mødeledelse, så kan du lege med mødestart på dine egne møder. Hvad med at begynde mødet 7 minutter over hel?
Hvis det handler om prioritering (og det gør det oftest) så tal om greb til at blive klar til mødet. Det er ting som f.eks. at slukke sin telefon 10 minutter før et møde, blokere sin kalender så der er både ind- og udflyvningstid til mødet, sætte tid af til forberedelse i dagene før et møde osv. Men du kan også i selve mødedesignet arbejde med at give alle deltagere specifikke roller eller tildele dagordenspunkter til navngivne personer. Jo mere involvering, jo mere engagement vil du opnå.