UGENS MØDETIP: Møde-katastrofe: Hvad gør man, når ingen har læst materialet?
Det er fristende, at gennemføre et møde, selv om deltagerne ikke er ordentligt forberedte, nu "hvor vi alligevel er samlet". Men det er spild af alles tid. Der skal individuel tænketid til før en god samtale, da vi ellers påvirker hinanden så meget, at det er usandsynligt, at vi får alle vinkler frem.
Hvis du har mistanke om, at ikke alle har læst det materiale, du har sendt ud på forhånd til et møde, er du nødt til at spørge direkte. "Har alle haft mulighed for at læse materialet, der blev sendt ud på forhånd?".
Du har nu to muligheder for at kunne gennemfør en god samtale om dagens tema:
1. at tage tid fra mødet, så alle kan læse materialet igennem i stilhed, efterfulgt af en kort pause og derefter genoptage mødet, men med mindre tid.
2. at aftale et nyt mødetidspunkt, hvor alle møder op forberedte.
Begge dele vil på en meget markant måde vise, at du tager dine møder alvorligt og begge dele vil i løbet af kort tid sikre, at dem, der deltager i dine møder, altid er forberedte. Se det derfor som en "investering" i jeres fremtidige gode og effektive samarbejde.
For at kunne lede et møde på denne måde er det vigtigt, at du:
- udsender materialet i god tid, så det er realistisk at nå det før mødet
- sørger for at mødedeltagerne ved, hvad de forventes at bidrage med
- er fleksibel i din dagsorden, så det mindst vigtige er til sidst og dermed kan udskydes, hvis I mangler tid
- opsummerer materialet på mødet inden drøftelsen går i gang
- bruger en let tone om den manglende forberedelse, så det bliver en ligeværdig opgave at bringe alle på samme omgangshøjde
God fornøjelse med dine møder i denne uge.
Venligst
Wenche Strømsnes
Mødegangen virksomhedsspil er ideelt til at tage en samtale om hverdagens møder. Mens I spiller, laver I samtidig en fælles prioritering af, hvad der er vigtigst at fokusere på i den kommende tid. Læs mere og køb spillet her.
