Jeg tror, I spilder for meget tid på mødereferater!

Det er vigtigt, at der altid er referat fra et møde. Lad mig slå det fast! Selv de mindste møder bør refereres. Referatet er en rød tråd mellem møder. Det holder medlemmerne af gruppen oppe på de fælles aftaler, og det er med til at sikre fremdrift. Et referat vil også fungere som dokumentation overfor dem, der ikke deltog i mødet. Men vigtigst af alt, så er det en fælles hukommelse, for dem, der deltog i mødet, og sådan en har vi brug for i en ofte overfyldt hverdag.

Men jeg ser alt for tit referater som en dræbende omgang. Én person bruger masser af tid på at nedfælde sine noter fra mødet og herefter sendes referatet rundt til alles kommentering. På det tidspunkt er man videre og i gang med alt muligt andet, og det er sjældent fyldt med stor fornøjelse at skulle bruge tid på at genbesøge sine erindringer fra mødet. Risikoen for at svaret bare bliver "ja OK", eller at referatet slet ikke bliver læst, er overhængende. Og på næste møde bliver det en rituel handling at godkende referatet fra sidst.

Hvad er det, der sker?

Mødereferatet er ikke skrevet i et klart og præcist sprog. Man kan derved have hver sine opfattelse af, hvad der egentlig blev aftalt, og hvad der skal ske efterfølgende.
Mødereferatet er ikke omfattende nok. Det kan mangle vigtige oplysninger om, hvorfor noget blev besluttet på mødet.
Mødereferatet kommer for lang tid efter mødet og den energi, vi (forhåbentligt) forlod hinanden med, er kanaliseret over andre arbejdsopgaver

Jeg har set ledergrupper løse disse problemer på forskellige måder.

I de bedste grupper er der én person, der opsummerer efter hvert eneste dagsordenspunkt, hvad der lige er blevet aftalt og hvorfor. Det er faktisk bare det, der skal nedfældes til referat. Alle mellemregningerne i dialogen på vej til beslutningen skal ikke i referat. Faktisk kan det være kontraproduktivt, fordi det kan afholde nogen fra at bringe de skæve synspunkter frem, der hvor vi gerne vil have dem, nemlig på mødet - ikke efter.

De sidste 10 minutter af mødet bruges til at tale igennem, hvad der er aftalt, og hvad næste skridt er. Enten ved at referenten læser sine noter op, eller at man tager en bordet rundt og hører, hvilke opgaver og opfattelser hver enkelt tager med ud.

Referenten har på forhånd reserveret tid i sin kalender til at runde referatet af lige efter møder, så allerede næste morgen er det i alles hænder.

Referatet sendes med ud som forberedelse til næste møde. Og måske er der nogen, der skal have et venligt skub til at få "sat sine flueben" inden gruppen mødes igen.

Ved at følge disse tips kan du sikre, at dit mødereferat er et nyttigt værktøj for din virksomhed

God fornøjelse med dine møder i denne uge,

Wenche Strømsnes