Har I digitale enheder med til jeres møder?

Skal - skal ikke? Mange mødeledere siger, at de ikke tillader, at folk sidder med deres PC'ere under et møde. Men lige så mange ignorerer det. I flere mødefora er det faktisk helt normalt. Selv deltager jeg i flere bestyrelser, hvor stort set alle under mødet sidder bag PC'en. For der er jo meget materiale, der skal holdes styr på.

Moderne mødeportaler digitaliserer materiale, og alene derfor er det almindeligt at bruge sin iPad eller mobiltelefon undervejs. Men det gør selvfølgelig noget ved nærværet i mødet. Det var der en kvindelig mødedeltager, der tog op under en evaluering i sidste uge.

Jeg var – som så ofte før – fluen på væggen til et ledelsesmøde. Tæt på mødets afslutning spurgte kvinden, om der egentlig var behov for, at man havde sin PC med til mødet. Hun var irriteret over, at det tog opmærksomhed. Reaktionerne kom prompte: "Jeg bruger min telefon til at tage noter," argumenterede en. "Jeg har alt mødemateriale digitalt," svarede en anden. "Det er på niveau med en notesblok. Ville du forbyde en notesblok?" argumenterede en tredje. ”Vi sidder lidt og gemmer os bag skærmene. Jeg savner nærvær,” argumenterede mødedeltageren, der havde taget emnet op.

Det slog mig, at temaet for denne samtale ikke gik på skærme eller ej. Det var nærmere behovet for at se materiale og tage noter undervejs på mødet. Gruppen har faktisk en del fælles gode mødevaner, der gør dette behov mindre:

✔️ De bruger skarpe dagsordener, hvor det er klokkeklart, hvad der skal komme ud af hvert punkt.

✔️ De kan derfor afslutte hvert punkt meget konkret og nøjes med at notere aftaler undervejs.

✔️ De laver referat, og det bliver godkendt efter mødet. Det er dog kun et beslutningsreferat, altså uden alle mellemregningerne.

✔️ De bruger de sidste minutter af mødet på at samle op på alle aftaler og på at evaluere dagens møde.

✔️ De har en storskærm med dagsorden og mødemateriale på.

Gruppen besluttede - som en prøveordning - at indføre en fælles tavle, hvor aftaler på hvert punkt skal skrives ned, inden de går videre. De besluttede også, at det kun er i mødets sidste minutter, at PC’ere mv. må tages i brug.

Jeg er begejstret! 👏🏼 Man kunne vælge mange løsninger på dette problem, fx helt at forbyde digitale enheder eller at tillade enheder, men at de skal være på flytilstand, så der ikke dukker notifikationer op. Eller at sætte sin lid til deltagernes mødepli.

Der er tre ting der får mig til at tro på, at den løsning, de valgte at gå med, er god:

1️⃣ Mødevaner, der udspringer af fælles aftaler efter en god snak i en gruppe, er gode vaner.

2️⃣ Et fælles tredje – her en tavle – gør møderne levende og fælles.

3️⃣ Muligheden for at notere opgaver ind i eget system øger sandsynlighed for, at ting bliver gjort.

Hvordan er aftalerne hos jer om digitale enheder i møderne?