Velkommen til Ugens Mødetip OM 13 RIGTIGE MØDEVANER
Sæt tid af efter dine møder
Alle - ja alle ved, at det er afgørende for et godt møde med forberedelse. Og flere og flere sørger for at reservere tid i kalenderen til det. Det er en god vane. Og det er også en godt tip at sætte tid af EFTER et møde til opfølgning.
Hvorfor ikke få det aftalte gjort med det samme? Mens det er i frisk erindring! De færreste opgaver får tilført værdi af at ligge. Og den energi, du forlader et møde med, vil sandsynligvis dale i takt med, at nye møder, opgaver og samtaler kommer til. Sådan er hverdagen jo.
Men du skal tage aktivt stilling. Ellers kommer du nok til at gøre, som de fleste gør: Vi har studeret en række ledergrupper og deres rytme omkring tilbagevendende møder. Langt de fleste løser deres opgaver, når næste møde nærmer sig. Det giver god nok mening. Man får dagsorden til mødet og gennemgår referatet fra sidst. Og det bliver så udløseren til at få løst de opgaver, man påtog sig. Andre løser dem, når der opstår ledig tid til det mellem møder. (Hvis der opstår ledig tid!) Der er ingenting i vejen med det. Alle aftaler er overholdt.
Men tænk på, hvad det vil betyde for din arbejdsrytme, hvis du allerede dagen efter et møde har reserveret tid til at få fulgt op! Mens energien er høj og opgaven er i skarp erindring.
Sådan gør du: Når du indkalder - eller indkaldes til et
møde, så sæt tid af f.eks. dagen før og dagen efter til hhv. forberedelse og opfølgning. Ja, det betyder, at kalenderen pludselig bliver fyldt endnu mere op, end den allerede var. Men det ER jo tid, der skal bruges. Hvorfor ellers holde mødet? Ved at blokere tiden i din kalender synliggør du, hvad det betyder for din tid at deltage i netop dette møde. Og det i sig selv bidrager til en bedre arbejdsrytme hos dig, og over tid vil det også bidrage til bedre møder. Vi bliver mere kritiske og dermed mere grundige til at designe møder, der nytter og flytter, når vi gør det tydeligt, hvad det kræver af alle.
Og hvis det viser sig umuligt at finde den tid før og efter mødet, så er der alt muligt god grund til at se organisationens mødevanerne efter i sømmene.
Er det tid til at stramme dine mødevaner op. Og måske endda tillægge dig nye vaner. Og ville det ikke være fantastisk, hvis alle, du samarbejder med, gav mødevanerne et servicetjek? Selv de dygtigste mødedeltagere må med jævne mellemrum tænke sine mødevaner igennem. Vi er jo kun mennesker,
som flere af vores kunder siger, og mødevaner har det med at sande til. Arbejdsmåder skal have fokus i lang tid for at blive til vaner. De skal give mening, og man skal have oplevet, hvordan det bidrager til bedre resultater. I de kommende uger ruller vi 13 rigtige mødevaner ud. En ad gangen.
Ingen af dem er "raketvidenskab", bare effektive små greb. Uge for uge bygger vi listen op. Du kan altid gå tilbage til tidligere Ugens Mødetip ved at klikke på knappen nederst.
VANE 1. UNDGÅ MØDER UDEN DAGSORDEN VANE 2. STEM ALTID DAGSORDEN AF SOM DET FØRSTE VANE 3. UNDERSØG FRA MØDETS START OM NOGEN HAR NOGET TIL EVENTUELT VANE 4. UNDGÅ HURTIGE BESLUTNINGER VANE 5. LYT OG GØR DIG UMAGE MED AT FØLGE DET SPOR, FOLK ER PÅ VANE 6. AFBRYD FOR LANGE TALESTRØMME VANE 7. SLÅ HÅRDT NED PÅ MANGLENDE FORBEREDELSE VANE 8. VÆR STILLE FØR EN VIGTIG BESLUTNING VANE 9. SÆT ET FAST SLUTTIDSPUNKT FOR DIT MØDE VANE 10. KONKLUDER ALLE PUNKTER MED AT TILDELE ET KLART ANSVAR VANE 11. SØRG FOR AT ALLE SÆTTER TID AF TIL FORBEREDELSE VANE 12. SØRG FOR AT ALLE SÆTTER TID AT TIL OPFØLGNING
Den seneste episode af podcasten Mødegangen handler om, hvordan man håndterer det, når mødeleder er elendig. Lyt med ved at klikke på billedet.
