Kan man kalde sig leder, hvis man ikke kan styre sin egen tid?

UGENS MØDETIP:
Kan man kalde sig leder, hvis man ikke kan styre sin egen tid? (Mødeleders tjekliste)

I flere uger har vi nu gennemgået MØDELEDERS TJEKLISTE men gode refleksions-spørgsmål før, under og efter et møde. Nu er vi nået til at det, som handler om den struktur, man vælger at sætte op om sine møder.

Vi lægger ud med det helt centrale - at kunne styre sin egen tid og være et forgangs-eksempel for andre på netop det. Til det er der to grundregler, som du kan læse lidt længere nede. Dette tip handler nemlig om at sætte dagsorden. Tesen er, at man svært kan kalde sig leder, hvis man ikke kan styre sin egen tid. Under dette korte tip har vi samlet flere ressourcer du frit kan benytte, hvis du vil dykke længere ned i emnet: en artikel, en cases, en podcast, et redskab, et selvstudie, tre veje til e-læring.

Første skridt, når man skal holde styr på sin egen tid, er at blive afklaret med, hvad man kan -, og hvad man ikke kan styre. Der vil være mange ting f.eks. uden for organisationen, et andet sted i hierarkiet eller i værdikæden, som du bare ikke har indflydelse på. Og som der ikke er nogen grund til at bruge tid og kræfter på. Og så vil der være en masse, som du faktisk kan påvirke.

Her er to grundregler:

1. Langtidsplanlæg - så tidligt som muligt
Jo bedre tid man er i, jo mindre tidskrævende er opgaven og jo flere muligheder vil der være. F.eks. kan man, når man modtager indkaldelse til et møde, med det samme reservere tid i sin kalender til forberedelse og opfølgning. På et mere overordnet plan bør man som leder tage stilling til de tilbagevendende opgaver i sit team og etablere et årshjul, så alle ved, hvornår hvad sker. Få faste møder ind i kalenderen. Få rammerne på plads.

2. Detailhåndtér - så sent som muligt
At arbejde detaljeret med sager i meget god tid er ofte mere tidskrævende. Hvis man f.eks. læser en indstilling eller mail, når man modtager den, fremfor at vente til det tidspunkt, hvor der skal tages stilling, risikere man at skulle genlæse materialet og dermed sætte sig ind i sagen mere end én gang. Her er det meget bedre, at man langtidsplanlægger, hvornår men vil detailhåndtere.

Og med disse to grundregler på plads er her nogle gode vaner, som vi kender effektive mennesker for:

At gøre ting færdigt
Det er en god vane at vente med at løse en opgave, til man ved, at man har tilstrækkeligt tid til at gøre den færdig. Helt færdig. Det er enormt tidskrævende at gå til og fra sager. Jo bedre man er til langtidsplanlægning og detailhåndtering, jo lettere er det, at få gjort ting færdigt.
At sige nej
Det bør være normen, at man siger nej til møder, der ikke har en dagsorden, og hvor man ikke kan se sin rolle. Ligesom det er OK at sige nej til opgaver, der ikke er indenfor rammen af kerneopgaven. Det kræver bare, at man er i god tid, så man ikke svigter mødeindkalder eller opgavestiller, men derimod gør det muligt for hende at finde en bedre løsning.
At tænke på sin modtager
Omtanke, med hvem man indkalder til møder, eller hvem man forstyrrer med kopi på mails, bliver der overskud til, hvis man er på forkant med sine opgaver og sin kalender.
At stille op
I respekt for andres tid bør man altid deltage i de møder, man har sagt ja til. Det er dårlig stil at melde afbud. I stedet kan man bidrag på skrift, hvis man helt uopsætteligt er blevet forhindret.
At fokusere
De mange forstyrrelser, der frister os i hverdagen primært fra medier, skal tøjles. Det er en personlig sag og skal løses ved at sætte forstyrrelserne i system, f.eks. ved at til- og fravælge automatiske påmindelser.