Derfor kan du få færre møder ved at sætte dit møde ordentligt i gang

Det har større betydning, end de fleste er klar over, hvad der foregår i minutterne før et møde begynder.

Forskere har undersøgt, hvad det betyder for mødets kvalitet, hvad der foregår i minutter, fra de første deltagere kommer ind i mødelokalet (eller på kaldet) til selve den formelle dagsorden går i gang. Pre Meeting Activity.

Det viser sig, at small talk, f.eks. om vejret, resultatet af Vild med dans eller sidste nyt om coronasmittetal har en positiv betydning for mødets effektivitet. Det handler ifølge forskerne om, at der skabes nogle sociale bånd, som giver bedre stemning og mere gensidig tillid. Vi ved også af erfaring, hvor vigtigt det er at give folk mulighed for at ”lande” inden man kaster sig over dagens næste møde. At få mødesjælen med.

Til gengæld skal man undgå, at den indledende snak handler om temaer, der kommer på dagsorden om lidt, forretningssnak om, hvad der sker hos konkurrenter eller hvad tidligere kolleger laver, eller snakke om fælles opgaver, der ikke har med mødet af gøre, men lige kan koordineres, når vi nu alligevel er sammen. Alle disse typer premeetings talks viser sig at have negativ effekt på mødet kvalitet. Forklaringen er, at det kan skævvride mødets fokus og skabe nogle forkerte alliancer.

Ofte kommer den helt rette small talk helt af sig selv. Ellers må mødeleder skabe den. De dygtigste, vi har mødt, gør det ved at fortælle en personlig sjov oplevelse og spørge har nogen oplevet noget lignende. Det er ikke bare for at få tiden til at gå. Nej, det er for at skabe den rigtig mødestemning.

Bedre møder giver færre møder. Derfor er der penge i at fokusere på de små ting, der kan skabe bedre møder. Hent mere inspiration til at arbejde med roller i mødet i podcasten nedenfor.