UGENS MØDETIP: 6 små fejl, som gør dine møder dårlige
Ugens mødetip i sidste uge handlede om at stille krav til mødedeltagerne om at forberede sig og bidrage konstruktivt.
Der er kommet så meget respons på, hvad man - som den, der indkalder til mødet - kan gøre, for at folk bidrager med deres bedste. Derfor gentager jeg og uddyber de seks små fejl nedenfor. Det er nemlig småfejl, og de er lette at rette. Prøv det. Du vil blive overrasket over effekten.
Fejl #1: Dagsorden kommer ud for sent Der skal være ordentlig tid til, at en mødedeltager kan forberede sig og tænke over det emne, I skal tale om. Det behøver ikke nødvendigvis komme ud mange dage før et møde - blot der er klarhed om, hvornår materialet kommer, så modtageren kan reservere
tid sin kalender.
Fejl #2: Materiale til dagsorden kommer i flere forskellige mails Ingen mødedeltager er lige så skarp på mødet som den, der indkalder. At komme til et møde, hvor der er usikkerhed om, man har set den rette version
eller det fulde materiale giver ikke en god debat på mødet.
Fejl #3: Bilag er ubearbejdede, og det er uklart, hvad modtageren skal forholde sig til Selv om mange gør det, er det ikke smart: At dele det fulde materiale med alle deltagere. Bilagsmateriale skal være bearbejdet. Det skal være tydeligt, hvad essenser er, og hvad mødedeltageren skal overveje.
Fejl #4: Dagsordenspunkter er ikke motiverede, dvs. modtager ved ikke, hvorfor dette skal drøftes, og hvad resultatet af drøftelsen skal være Prøv at formulere dit dagsordenspunkt som et spørgsmål og skriv 2-3 linjer om, hvorfor I skal tale om dette.
Fejl #5: Der er for mange dagsordenspunkter Hvis der er mere end tre-fire punkter på dagsorden, så bør de hænge meget tydeligt sammen. Fjern de punkter, der ikke kræver en samtale - det kan være orienteringspunkter - og find en anden måde at dele den information på.
Fejl #6: Mødet har ikke ét klart formål og det vigtigste punkt kommer for sent på dagsorden. Sæt altid det vigtigste og vanskeligste punkt først på dagsorden. Det giver energi, føles meningsfyldt og du vil med sikkerhed altid kunne slutte mødet til den aftalte tid. For det er jo det mindst vigtige, der kommer til sidst.
God fornøjelse med dine møder i denne uge.
Venligst Wenche Strømsnes
Mødegangen virksomhedsspil er ideelt til at tage en samtale om hverdagens møder. Mens I spiller, laver I samtidig en fælles prioritering af, hvad der er vigtigst at fokusere på i den kommende tid. Læs mere og køb spillet her.
