Godmorgen
Effektive møder kræver fuld opmærksomhed
Når en deltager i et møde er distraheret og ikke deltager aktivt i samtalen, vil det have en negativ indvirkning på mødet og på hele gruppens produktivitet. Manglende engagement kan føre til, at beslutninger bliver truffet på et ufuldstændigt grundlag, og det kan skabe frustration blandt de andre deltagere, som føler, at deres tid bliver spildt.
I sidste uges UGENS MØDETIP skrev jeg tip til, hvad du kan gøre som mødedeltager. Det har affødt en diskussion af, hvis ansvar det egentligt er. Selvom mange mener, at det alene er mødelederens ansvar at påpege distraktioner, er det vigtigt at forstå, at effektiviteten af et møde er et fælles ansvar. Her er tre konkrete råd til, hvordan en gruppe kan lave aftaler for at håndtere dette:
1. Aftal klare mødeetiketter: Inden møderækken begynder, kan gruppen sammen udarbejde et sæt af retningslinjer for mødedeltagelse. Dette kunne omfatte at have fuld opmærksomhed på mødet, at minimere brugen af elektroniske enheder, og at respektere taletid, som måske sættes til et begrænset tidsrum. Når alle har været med til at udforme disse regler, er der større sandsynlighed for, at de bliver overholdt.
2. Indfør en "vores møder"-kultur: Arbejd mod en kultur, hvor alle deltagere har retten og pligten til at påpege, hvis nogen er distraheret. Dette kan gøres på en konstruktiv og venlig måde, som ikke peger fingre, men i stedet hjælper med at holde mødet på sporet. For eksempel kan man indføre en "check-in"-runde, hvor hver deltager bekræfter, at de er til stede og klar til at bidrage.
3. Løbende evaluering af møder: Efter hvert møde kan gruppen kort evaluere, hvad der gik godt, og hvad der kan forbedres. Dette giver mulighed for at justere adfærd løbende og sikre, at alle er opmærksomme på deres rolle i mødet. Det kan også være en god anledning til at rose hinanden for god deltagelse og påmindelser om mødeetiketten.
Ved at tage fælles ansvar for mødedeltagelsen kan gruppen sikre, at alle bidrager aktivt, og at møderne bliver produktive og respektfulde over for alles tid.
Så hvad med at foreslå din mødeleder, at I tager denne snak på det kommende møde?
God fornøjelse med dine møder i denne uge.
Venligst
Wenche Strømsnes
