Hvorfor er jeres møder altid lige lange?

Tirsdagsmøder - Afdelingsmøder - Set og sket
De tilbagevendende møder har mange navne ude i virksomhederne. Og du vil aldrig læse mig skrive, at de skal droppes og erstattes af adhoc møder ved behov. Det skaber alt for meget uro og spildtid. Men hvorfor skal de altid tage lige lang tid?

Tilbagevendende møder i en virksomhed bliver ofte lige lange af flere årsager:

1. Planlægning: Mødeplanlæggere forsøger ofte at fastholde en fast tidsramme for at sikre, at mødet ikke trækker ud og forstyrrer arbejdsplanen for deltagerne.

2. Effektivitet: At holde mødet på en fast længde kan hjælpe med at fremme effektiviteten ved at opmuntre deltagerne til at fokusere på de vigtigste emner og undgå unødvendig tidsspilde.

3. Forudsigelighed: Deltagerne kan planlægge deres arbejdsdag lettere, når de ved, hvor lang tid mødet tager. Det skaber forudsigelighed i arbejdsdagen.

Og det giver jo mening. F.eks. at sætte tre timer af hver gang og så langt frem i kalendere som muligt. Men hvert eneste møde skal planlægges fra bunden hver gang. Også selv om det er tilbagevendende. Der vil være noget, der er vigtigere end andet at tale om lige nu, og det vil være mødets formål. Med et klart formål kan dagsordenspunkterne prioriteres og herefter vil det stå klart, hvor meget tid, der er behov for. Nogen gange de fulde tre timer, der er sat af. Nogen gange mindre.

Stop gerne mødet før tid en gang i mellem
Jeg har endnu aldrig oplevet nogen, der var utilfredse med at få 40 minutter foræret, fordi et mødet opfyldte sit formål hurtigere end den tid, der var forhåndsbooket. Faktisk er det bare med til at vise, at den, der har planlagt mødet, er dygtig til sit arbejde.

God fornøjelse med dine møder i denne uge,

Wenche Strømsnes