”Hvis jeg skulle forberede mig til alle de møder, jeg indkaldes til, ville jeg aldrig få noget fra hånden. Der er simpelthen ikke timer nok i døgnet.” Sådan tænker Ulrik fra ledelsesteamet i podcasten Mødegangen, mens han spekulerer på, hvordan han knækker koden til at få bedre styr på sin tid.
Du kan høre hele podcasten nedenfor. Men her er fem gode tip til tidsstyring:
Brug én kalender og én opgaveliste
Første skridt til at få overblik er at samle alle aftaler og alle opgaver ét sted. Stort og småt mellem hinanden, men ét sted. Ikke lidt på en opgaveliste, lidt på postits, lidt på firmatavlen. Overblikket er nødvendigt for at kunne prioritere.
Lav perioder hvor der er er lukket for opgaveindgang og forventningsafstem
Opgaveindgang kan komme mange steder fra, og det er forskelligt fra jobtype til jobtype, hvilke muligheder, man har. Roen får du ved at være tydelig overfor omgivelserne om, hvornår der er åbent, og hvornår der er lukket for opgaveindgang. Mailsystemets autoreply er et udmærket redskab til forventningsafstemning.
Brug 5-minutters-reglen
Når der er åbent for opgaveindgang, er det en god tommelfingerregel at ordne alle opgaver, som kan klares på under fem minutter med det samme, mens resten prioriteres ind i opgavelisten.
Prioriter og sig nej
Med en god opgaveliste bliver det lettere at give et realistisk bud på, hvornår en opgave kan løses. Men er det alle opgaver, der overhovedet skal have plads? Det er en sund overvejelse at vurdere konsekvensen af, at afvise en opgave.
Sæt (begrænset) tid af til opgaver
"Hvor meget mon jeg kan nå på 25 minutter?" Nogen vælger at sætte et minut-ur og tvinger sig selv til at stoppe, når det ringer. Resultatet er overraskende for det er med til at tvinge hjernen til at fokusere og prioritere.
Ulrik ved det godt! Han skal være forberedt, når han kommer til ledelsesmøde. Også på de ting, som ikke direkte vedrører ham.
Han er økonomichef, og derfor er der jo en del af bilagsmaterialet, som han kender godt. Men efter hvert eneste møde lover han sig selv, at han skal bruge mere tid på at sætte sig ind i de andres materiale på dagsorden.
Han har lært på et kursus engang, at det jo handler om at reservere tid i kalender til det. Men den tid bliver altid opslugt af noget andet. ”Hvis jeg skulle forberede mig til alle de møder, jeg indkaldes til, ville jeg aldrig få noget fra hånden. Der er simpelthen ikke timer nok i døgnet” trøster han sig selv.
