Derfor skal der være en dagsorden til dine møder

Når et antal mennesker samles i et rum - fysisk eller virtuelt - og drøfter et emne, så sker der noget. De fleste grupper vil hurtigt vende nogle synspunkter og nå frem til en eller anden form for aftale.

Men det, der sker EFTER sådan en uforberedt snak, er altid, at der kommer 'krøller i processen'. Noget, der ikke blev vendt på mødet, men som en af deltagerne først kom i tanke om bagefter. Eller noget, som viste sig ikke at være som antaget på mødet. Så det må løses på to-mands-hånd, i mindre møder, gennem mailkommunikation eller på et ekstra møde.

Den form for møder, som vi forlader glade og forenede i fuld fart i den forkerte retning, er noget af det dyreste en organisation kan gøre.

Årsagen er BIAS. Eller det vi i ledelse ofte omtaler som beslutningsfejl. Vi har det alle. Det er ubevidste greb. Noget vores hjerner gør for at få os lettere igennem beslutningsprocesser. Bias fjerner noget kompleksitet ved at læne sig op ad det, vi har prøvet før, bestemte persontyper, vi har mere tillid til end andre, selvtillid i forhold til hvor svært noget er, eller hvor lang tid det tager.

En af de bias, vi ofte ser i grupper er, at vi er så fokuserede på det, der skal nås, at vi ikke får syretestet vores antagelser. Bias forstærkes nemlig i grupper. Man taler om det som et ekko-kammer, hvor vi bekræfter hinanden. Det bliver sværere og sværere for djævlens advokat at få plads. Medmindre vi bevidst beslutter, at han skal være med. Og det er faktisk ét af de gode bevidste greb, der kan styrke kvaliteten af en gruppes beslutninger.

Et andet helt centralt greb er individuel tænketid. At hver enkelt, der deltager i en samtale, først har haft tid til at tænke sig grundigt om. Måske undersøge et par ting og bearbejde det i sin egen tid og sit eget tempo. Det er her vi udnytter forskellighed, og får det bedste fra gruppen frem. Og det er jo derfor vi holder møder!

Grebet er lige til: Sæt aldrig en gruppe til at drøfte noget, uden hver enkelt deltager har haft sin egen tænketid først!
Fortæl på forhånd, hvad formålet er med mødet, og hvad I skal tale om. Lav en dagsorden!

Målet er at få vendt alle synspunkter og nå frem til den bedste aftale.

I denne uges mødetip har vi samlet materiale til dig om, hvordan du får det meste ud af dine mødedeltagere. Du finder uddybende artikler nederst i denne mail. Lyt også med i 8. episode af podcasten Mødegangen, hvor vi samtaler om, hvorfor det er så vigtigt med en dagsorden. Du finder også Wenches seneste klumme om, hvordan vi får det bedste ud af post-corona-erfaringer, og du kan downloade gratis guide til, hvordan du evaluerer jeres mødekultur.

Podcast

Mødegangen

Hver onsdag morgen sender Henriette en mail til sin gruppe for at spørge, om de har punkter til fredagens gruppemøde. Det har de sjældent.

Hun vil ellers meget gerne have deres input med, men ender oftest med at lave dagsorden selv. Hun sender den altid ud torsdag kl.14.00, så alle kan møde forberedte op.

Hør den seneste episode af Mødegangen. Klik på billedet. Du finder os på din foretrukne podcasttjeneste - f.eks. Spotify. De første 7 episoder ligger der allerede.

Klumme
Fem tip til at arbejde med post-corona-erfaringer

Hvis vi før corona havde en oplevelse af, at vi var ved at drukne i møder, er der nu i yderste konsekvens risiko for en regulær syndflod. At ethvert fremmøde på arbejdspladsen bliver et møde. Løsningen skal findes der, hvor fremmøde på kontoret både er relations-opbyggende, så den helt nødvendige tillid mellem kolleger kan blomstre, og man samtidig har fokus på virksomheden. Til den løsning er der nogle byggesten som jeg skriver om i denne artikel. Klik på billedet.