Sådan kan I undgå at tale om drift på møder

Taler I meget drift på jeres møder? Hvis I gør, er det ikke unormalt. Men det har faktisk aldrig været meningen.

I bør undgå at tale for meget om drift, når I mødes, fordi fokus på operationelle detaljer kan distrahere fra overordnede strategiske diskussioner og beslutninger. Det er derfor mere hensigtsmæssigt at forbeholde driftsrelaterede emner til dedikerede driftsmøder - f.eks. hyppige stående tavlemøder - for at frigøre tid til at diskutere de ting, der skal drøftes for at fjerne barrierer og fremme processerne i hverdagen.

I alle organisationer findes der både operationelle, taktiske og strategiske opgaver. De operationelle fokuserer primært på den daglige drift og rutinemæssige opgaver, såsom at sikre, at produktionsplanen følges, løse akutte problemer på arbejdspladsen osv. Man skal gerne have organiseret sig så smart, at denne koordinering kan ske uden regulære møder, dvs. med indkaldelse, dagsorden, fysisk eller virtuelt rum og referater. Daglige stående morgenkaffemøder eller hyppige tavlemøder er perfekte til denne opgave.

Taktiske emner er mere orienteret mod planlægning og implementering af strategier for at forbedre driftens effektivitet på mellemlang sigt. Eksempelvis kunne driften omfatte løbende produktionsmål og kvalitetskontrol, mens taktiske emner kunne indebære at implementere nye arbejdsprocesser eller opgradere teknologi for at forbedre produktiviteten på lang sigt. Det er her en virksomheds præstationsmålesystem og månedsrapporter af forskellig art har en væsentlig opgave i at sætte dagsorden. Det er på disse opgaver, at møder er et uundværligt medie, som der ikke findes andre gode løsninger til.

Derfor er det ærgerligt, hvis værdien af disse møder udvandes fordi driften kommer til at fylde for meget.

Her er 3 tip til at undgå at drøfte drift på møder:

1. Lav en tydelig dagsorden. Definér mødets formål og emner på forhånd for at styre samtalen væk fra drift og mere mod strategiske eller taktiske punkter.

2. Brug en parkeringsplads. Opret en liste over driftsrelaterede emner, der dukker op undervejs. De er til senere diskussion uden for mødet, så de ikke distraherer fra hovedformålet.

3. Sørg for at uddelegere. Vær sikker på, at teammedlemmer har midler til at løse driftsopgaver og brug afskilte korte driftsmøder til den koordinering eller videndeling, der er nødvendig.

Disse fremgangsmåder kan hjælpe med at skabe en mere effektiv og fokuseret mødekultur, der prioriterer strategiske og taktiske diskussioner frem for driftsrelaterede detaljer.

God fornøjelse med dine møder i denne uge,

Wenche Strømsnes