Kan vi få materiale væk fra møderne?

Da jeg spurgte på LinkedIn, om du har skærme med til dine møder, svarede 2 ud af 3 JA. Og det har givet anledning til en hel del gode snakke om dette. Det er ikke et emne, man kan have en rigid holdning til, for det kommer an på mødets tema. Det skrev jeg også en del om i seneste ugens mødetip, hvor jeg bl.a. fortalte om mødeportalers digitalisering af materiale. Nøgleordene for mig er, at den gruppe, man skal mødes med, er enige om, hvordan netop dette møde skal forløbe. Og at man respekterer hinandens arbejdsform.

Selv bruger jeg Mindmapping som en notat-teknik. Så når jeg forbereder et møde, håndskriver jeg en masse med pen på min iPad og er virkelig grundig, når jeg læser dagsorden med materialet igennem. På selve mødet skifter jeg farve og skriver videre på samme mindmap. Undervejs bruger jeg tre ikoner

⬜ Checkbokse til opgaver og ting, jeg skal huske at gøre eller spørge om.
💡 Gule pærer til ting, jeg oplever, er særligt vigtige at huske. Også efter mødet!
✅ Grønne flueben til ting, jeg synes, er særligt gode, og som jeg skal huske at rose nogen for.

For mig betyder det, at jeg lynhurtigt kan skabe mig overblik over essensen fra et møde. Det er let at se, om der er tomme checkbokse, altså uløste opgaver.

Men arbejdsformen gør også, at jeg ikke har meget materiale med til selve mødet. Kun min iPad (som er på flyfunktion, så der ikke dukker notifikationer op). For mig er det lettere at være nærværende, når jeg skriver i hånden ift. på et tastatur. Men her er der også store forskelle, har mine snakke i denne uge afsløret.

Det er meget ofte store mængder af materiale, der kalder på behovet for at 'slå den bærbare op'. Men det er også de skærme, der har allerstørst potentiale til at spolere nærværet. Så hvordan kan I reducere behovet for meget materiale på selve mødet? En fælles storskærm med materialet på er en løsning, jeg ofte ser.

Jeg kan kun opfordre til, at I tager snakken i de fora, I mødes i. For hvis tilstedeværelsen af digitale enheder gør, at mødedeltagerne virker fraværende, så går I glip af alt det gode ved at holde et møde.