Sådan får I så få møder som muligt

UGENS MØDETIP:
Sådan får I så få møder som muligt

Mange ønsker at reducere antallet af møder og finde en anden platform til samarbejde. Desværre er konsekvensen alt for ofte, at man kommer til at bruge ENDNU MERE TID, end hvis man bare havde mødtes. Og det kan endda tage noget tid at opdage, fordi den nødvendige koordinering er flyttet fra det synlige – nemlig møderummet - til det mindre synlige – nemlig de bilaterale kontakter.

Sat på spidsen kan man lave dette regnestykke. Hvis en gruppe på syv personer vil koordinere alting to og to, kommer det til at kræve 21 kontaktpunkter, inden alle er taget i ed. Den viden, der går tabt i det, er nærmest absurd. Møderne ER bare det bedste sted til opgaver, der kræver flere menneskers input og ejerskab.

Her er det eneste alternativ til møder
Løsningen til at reducere møder er mere grundlæggende og ligger i organisationsdesignet:

Fjern behovet for samtale
Enetaler og envejskommunkation er oplagt at fjerne fra møderne. Det kan sagtens håndteres ad andre kanaler som f.eks. nyhedsbreve, interne videoer etc. En chatfunktion kan anvendes til afstemninger og til afklarende spørgsmål. Det er faktisk ofte den slags emner, der gør, at nogen finder møder dræbende kedelige.

Fjern behovet for koordinering
Individets handlerum kan gøres større, så der bliver et mindre behov for koordinering. Det kan f.eks. ske ved kompetenceudvikling, så man kan løse en større del af en opgave selv, eller ved at bliver tildelt rettigheder og adgange, så man bliver mindre afhængighed af andre.

Møder er til alt det, der kræver koordinering og samtale. I det øjeblik der kun er det tilbage, vil møderne give mere mening for den, der deltager og dermed mere energi og ejerskab.